Event ideer kan gjelde både kreative ideer til aktiviteter, men også kreative ideer til hvordan du kan tilpasse eventet og gjennomføringen til ditt budsjett. De færreste har ubegrensede budsjetter til gjennomføring og da gjelder det å være kreativ på kostnadssiden for å få alle tallene til å gå opp for event arrangør.

Event ideer til firmatur og litt informasjon om hvordan et eventbyrå hjelper deg å spare penger på firmaarrangementet ditt.

Mange tror det er rimeligere å sette egne ansatte i gang med eventplanlegging og gjennomføring. Men der gjør man som oftest en kostbar feil, i tillegg til at man glemmer å kalkulere inn kostnaden det tar i tid for egen stab å planlegge, tilrettelegge og gjennomføre eventet.

Et profesjonelt eventbyrå gjør dette arbeidet hver dag. Her har vi alt malverk for planlegging, alle kontakter og ideer er på plass og siden et profejonelt eventbyrå arrangerer flere events og arrangementer i løpet av året er man også en viktigere kunde med volum og dermed har man også større forhandlingsmakt i forhold til 3. parts leverandører.

Men det er også mange andre måter et eventbyrå benytter seg av for å spare penger for kundene sine:

En av de større utgiftspostene ved et firmaevent er for eksempel ofte servering av mat og drikke.

Hva kan du gjøre for å begrense kostnaden på dette området? Du kan begrense utvalg, porsjoner og tid.

Se etter stordriftsfordeler. Du trenger heller ikke tilby hele spekteret av retter, begrens deg til noen utvalgte og spar masse penger.

Hva annet lager kjøkkenet likevel. Om du da kan holde deg innen samme råvarer vil du kunne få effekter på storinnkjøp, samt at du rasjonaliserer tidsforbruket på fremstilling av maten.

En servert middag gir bedre kontroll enn en buffet. Om du velger en buffet kan det lønne seg å bemanne servering. Det vil føre til bedre kontroll på porsjoner og eliminere mye sløsing mht. porsjoner og påfyll.

Begrens gjerne også tiden som er avsatt. Du ønsker selvfølgelig ikke at gjestene må haste gjennom serveringen. Men bare det å sette noen tidsfrister vil fungere i din favør.

Sett av tid til minst en lunsj med fri tid. Der deltagerne selv kan prøve ut lokale spisesteder helt etter eget ønske.

Ha taletid og underholdning under måltidet. Folk vil spise mindre når de blir distrahert. De vil i tillegg være mindre tilbøyelig til å gå for ekstra påfyll når noen taler, etc.

Hold mottagelsen med velkomstdrink til ca. en time, og maksimalt to timer: Dette er nok til å nyte samtalen og få en eller to drinker, men ikke tre og flere.

Besparelser på drikkevarer under eventet ditt

Kaffe, kostnaden for kaffe varierer mye fra sted til sted. Bestill kaffe i liter og ikke pr. person. Kjør på vanlige kaffekopper kontra store kaffekrus.

Hold refill kaffen utenfor rommet dere oppholder dere i: Det gir mindre sannsynlighet for påfyll.

Vann, be om isvann (springvann) som settes i karafler på bordet kontra kostbart flaskevann.

Baren, om du har åpen bar, gi hver gjest gratis drikkebonger. En pr. time pr. person er en mye brukt standard.

For de fleste bedrifts-arrangementer er øl og vin og mineralvann et helt greit utvalg, man trenger ikke å tilby andre alkoholholdige drikker.

Har du vin til middagen vil det kunne lønne seg at du har servitører som sirkulerer og fyller på drikke. Ikke sette flasker på bordet, det fører til økt konsum.
Her er det også helt vesentlig å sjekke forbruk med eventuell bar slik at du ikke over-faktureres for bruk.

Dette var bare noen utvalgte områder for besparelser innen mat og drikke på ditt neste firmaevent. Så nå ser du gjerne hvorfor en profesjonell eventplanlegger sparer bedrifter for masse penger i forbindelse med gjennomføring av events og arrangementer.

I tillegg kan du også spare masse penger områder som; reise, oppholdssted, aktiviteter, lyd og lysanlegg, artister, etc. Det er mange steder du kan tilpasse deg til et budsjett og spare inn penger når du skal gjennomføre et event eller firma-arrangement.

Tenk kreativt igjennom alle områder, eller benytt deg av et profesjonelt eventbyrå da sparer du firmaet ditt for mange penger i tillegg til å sikre at gjennomføringen din går på skinner, er innenfor budsjett og optimalisert ihht. kostnader.

Husk event ideer til firmaturen er mer enn bare de gøyale aktivitetene som skal skje på eventet ditt. ja, visst skal disse også være på plass og godt forankret, men desto mer du sparer på gjennomføringen desto mer kan du også avsette til de underholdningsaktivitetene du ønsker å gjennomføre.